1. Titolare del trattamento
Questi dati identificano il soggetto che determina finalità e mezzi dei trattamenti propri connessi al sito, agli account, alla fatturazione, alla sicurezza, all’assistenza e alle comunicazioni Serviko.
2. Ruoli di Serviko e del Cliente
Quando il Cliente è titolare, determina le finalità e i mezzi essenziali del trattamento, garantisce la base giuridica, rende le informative agli interessati e impartisce istruzioni documentate. Serviko tratta i dati per erogare, proteggere e assistere il servizio, vincola alla riservatezza le persone autorizzate, adotta misure tecniche e organizzative e assiste il Cliente nella gestione dei diritti, degli incidenti e della cancellazione.
3. Categorie di dati trattati
- dati di registrazione, autenticazione, ruoli, team, contatti e preferenze;
- dati aziendali, clienti, fornitori, tecnici, ticket, interventi, appuntamenti, allegati e rapportini;
- messaggi, prompt, output, conversazioni AI, metadati, modello utilizzato e consumo token;
- numeri telefonici, dati SIP, log chiamate, registrazioni, trascrizioni, esiti e trasferimenti;
- solo se il Cliente richiede a Serviko l’attivazione di una numerazione telefonica, dati e documenti necessari alla verifica dell’intestatario o dell’indirizzo richiesti dall’operatore, ad esempio visura o certificato di registrazione dell’impresa, documento di identità, prova dell’indirizzo e utility bill;
- messaggi WhatsApp, chat web, email e notifiche push;
- dati di calendari Google o Microsoft e altre integrazioni autorizzate;
- dati fiscali, indirizzi, partita IVA o codice fiscale, pagamenti, fatture e identificativi Mollie;
- log tecnici, indirizzo IP, user-agent, cookie, strumenti di memorizzazione locale, eventi di sicurezza e diagnostica;
- dati inviati tramite moduli commerciali, demo, importazioni e richieste di assistenza;
- dati di campagne e conversioni quando gli strumenti pubblicitari facoltativi sono attivati con il consenso richiesto.
4. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica | Dati principali |
|---|---|---|
| Account, prova, contratto ed erogazione | Esecuzione del contratto o misure precontrattuali | Account, workspace, ruoli e contenuti operativi |
| Pagamenti e fatturazione | Contratto e obbligo legale | Dati fiscali, pagamenti, ricevute e fatture |
| Sicurezza e prevenzione abusi | Legittimo interesse e obblighi di sicurezza | IP, user-agent, eventi, sessioni e log tecnici |
| Assistenza e comunicazioni operative | Contratto e legittimo interesse | Richieste, contatti e diagnostica |
| Funzionalità AI | Contratto; per dati di terzi, istruzioni del Cliente titolare | Prompt, contenuti, output, token e metadati |
| Telefonia, registrazione e trascrizione | Base scelta dal Cliente titolare; contratto per l’erogazione tecnica | Audio, numeri, trascrizioni, esiti e ticket |
| Attivazione di numerazioni telefoniche richieste tramite Serviko | Esecuzione del contratto e adempimento dei requisiti normativi o di verifica applicabili al servizio telefonico | Dati dell’intestatario, dati aziendali, indirizzo e documenti di verifica richiesti dall’operatore |
| Consulenza sul servizio alle aziende registrate | Legittimo interesse, con diritto di opposizione in ogni momento | Dati di registrazione, referente, recapiti aziendali, piano e utilizzo del workspace |
| Comunicazioni commerciali facoltative | Consenso, revocabile in ogni momento | Email, preferenze e interazioni |
| Misurazione pubblicitaria del sito | Consenso cookie | Identificatori online, visite e conversioni |
| Difesa di diritti e controversie | Legittimo interesse e accertamento di diritti | Prove contrattuali, log, fatture e comunicazioni |
5. Intelligenza artificiale
Le funzioni AI elaborano contenuti forniti dal Cliente o generati nel workspace per classificare richieste, proporre risposte, generare report, gestire conversazioni e svolgere azioni autorizzate. Serviko può registrare modello, volumi di token, costo e fonte dell’operazione. Gli assistenti sono configurati per dichiarare la propria natura virtuale basata su AI.
Serviko non utilizza i contenuti del Cliente per addestrare propri modelli generalisti, salvo accordo separato e una base giuridica valida. I provider AI, tra cui OpenAI e Google per i servizi Gemini quando configurati, ricevono i dati necessari all’elaborazione richiesta secondo le impostazioni e gli accordi applicabili. Il Cliente deve evitare dati eccedenti e predisporre controllo umano per decisioni rilevanti.
6. Telefonia, registrazioni e trascrizioni
La registrazione è disattivata per impostazione predefinita. Quando viene attivata, l’assistente fornisce all’inizio della chiamata un avviso sulla natura virtuale del sistema, sulla registrazione e sulla trascrizione e sulle modalità per interrompere o richiedere un contatto umano. Il Cliente resta responsabile della base giuridica, del testo dell’informativa e della conformità al proprio settore e al Paese degli interlocutori.
Registrazioni e trascrizioni sono accessibili agli utenti autorizzati del workspace e al personale strettamente necessario per supporto o sicurezza. Non devono essere utilizzate per finalità incompatibili con l’informativa resa all’interlocutore.
6.1 Numerazioni telefoniche fornite tramite operatori terzi
Per la disponibilità e l’attivazione di numerazioni telefoniche Serviko può avvalersi di operatori di telecomunicazione e fornitori esterni, tra cui Zadarma. In funzione del Paese, della zona geografica e del tipo di numerazione, il provider può richiedere dati o documenti per identificare l’intestatario e verificare l’indirizzo, ad esempio visura o certificato di registrazione dell’impresa, documento di identità, prova dell’indirizzo o copia di una utility bill.
Quando tali documenti sono necessari, Serviko può raccoglierli o riceverli dal Cliente e inoltrarli al provider esclusivamente per la verifica richiesta, l’attivazione e la gestione della numerazione e l’adempimento degli obblighi applicabili ai servizi di telecomunicazione. Il provider può trattare tali dati secondo il proprio ruolo privacy e le proprie condizioni. Per Zadarma è possibile consultare la Informativa sul trattamento e la protezione dei dati personali di Zadarma ↗.
I documenti effettivamente richiesti dipendono dalla numerazione scelta e dai requisiti imposti dal provider o dalla normativa applicabile. Serviko non richiede tali documenti per finalità estranee all’attivazione della numerazione richiesta, salvo ulteriori obblighi di legge o una diversa base giuridica.
6.2 Riunioni demo e loro registrazione
Quando viene prenotata una demo, Serviko crea una stanza riunione ospitata sulla propria infrastruttura, raggiungibile tramite un collegamento personale inviato via email. Audio e video circolano direttamente fra i browser dei partecipanti; i server Serviko gestiscono lo scambio dei messaggi necessari a stabilire il collegamento.
Le riunioni demo sono registrate. La registrazione comprende l’intera scena della riunione: le immagini delle telecamere di tutti i partecipanti, gli schermi eventualmente condivisi e l’audio di tutti i presenti. L’avviso è mostrato prima dell’ingresso nella stanza e un indicatore di registrazione resta visibile per tutta la durata del collegamento. Chi non desidera essere registrato può disattivare telecamera e microfono, non condividere lo schermo oppure chiedere che la demo si svolga con altre modalità.
La registrazione è utilizzata esclusivamente per finalità interne di Serviko: ripercorrere quanto mostrato, dare seguito alla richiesta commerciale e migliorare la qualità delle presentazioni. Non viene pubblicata, non viene diffusa e non è ceduta a terzi per finalità di marketing o promozionali, salvo un consenso separato, specifico e revocabile dell’interessato.
Il partecipante può richiedere copia della registrazione della propria riunione scrivendo ai recapiti indicati al punto 1. La copia è fornita a condizione che venga utilizzata unicamente per uso personale del richiedente o per uso interno della sua azienda: non può essere pubblicata, diffusa, caricata su piattaforme o servizi di terzi, né trasmessa a soggetti estranei all’organizzazione del richiedente. Poiché la registrazione contiene immagini e voce di altre persone presenti, ogni diffusione ulteriore richiede il consenso di tutti gli interessati ripresi e resta sotto la responsabilità di chi la effettua.
Le registrazioni sono conservate su spazio ad accesso limitato e sono consultabili unicamente dal personale Serviko autorizzato. Sono conservate per il tempo necessario alle finalità sopra indicate e comunque non oltre 24 mesi dalla riunione, salvo diverso obbligo di legge o necessità di difesa di un diritto. È possibile chiederne in ogni momento la cancellazione ai recapiti indicati al punto 1, fatti salvi i casi in cui la conservazione sia richiesta da un obbligo normativo.
7. Destinatari, provider e sub-responsabili
I dati possono essere comunicati, nella misura necessaria, a provider di infrastruttura e protezione come Cloudflare, fornitori AI come OpenAI e Google Gemini, Mollie per i pagamenti, operatori telefonici e SIP, incluso Zadarma quando il Cliente richiede l’attivazione o la gestione di una numerazione tramite Serviko, Meta/WhatsApp, Google, Microsoft, servizi email e notifiche, consulenti fiscali o legali e autorità competenti. Tali soggetti operano, a seconda dei casi, come responsabili, sub-responsabili o autonomi titolari.
L’elenco aggiornato dei sub-responsabili e maggiori informazioni sul ruolo dei singoli provider possono essere richiesti a [email protected].
8. Trasferimenti internazionali
Alcuni provider possono trattare dati fuori dallo Spazio Economico Europeo. Quando applicabile, vengono utilizzati decisioni di adeguatezza, Data Privacy Framework, clausole contrattuali standard e misure supplementari proporzionate. Informazioni sulle garanzie possono essere richieste ai contatti indicati.
9. Tempi di conservazione
| Categoria | Periodo o criterio |
|---|---|
| Account e workspace | Per la durata del contratto e il periodo necessario a esportazione, cancellazione, sicurezza e contestazioni. |
| Ticket, clienti, interventi e allegati | Secondo le istruzioni del Cliente finché il workspace è attivo; cancellazione o esportazione alla cessazione, salvo obblighi legali. |
| Conversazioni AI e messaggi | Massimo 730 giorni dall’ultimo aggiornamento, salvo cancellazione anticipata o necessità documentate. |
| Registrazioni e trascrizioni | Massimo 180 giorni, salvo periodo più breve configurato o blocco legale. |
| Log SIP e diagnostica dettagliata | Massimo 90 giorni. |
| Notifiche applicative | Massimo 365 giorni. |
| Richieste di attivazione | Massimo 730 giorni, salvo pagamenti o controversie. |
| Dati fiscali e contabili | Per il periodo imposto dalla normativa italiana, normalmente dieci anni. |
| Consensi e accettazioni | Per la durata del rapporto e il periodo necessario a dimostrare l’adempimento e difendere diritti. |
| Preferenze cookie | 180 giorni dalla scelta, salvo modifica o cancellazione anticipata. |
| Contatti di consulenza alle aziende registrate | Durata del rapporto e massimo 24 mesi dalla cessazione dell’account o dall’ultima interazione, salvo opposizione anteriore. |
| Contatti commerciali | Fino a revoca o opposizione e comunque secondo necessità e proporzionalità del rapporto. |
9.1 Contatti di consulenza e assistenza alle aziende registrate
Quando un’azienda completa la registrazione alla piattaforma, tra Serviko e il Cliente si instaura un rapporto contrattuale o precontrattuale. In questo contesto Serviko ha un interesse legittimo a mettersi in contatto con i referenti indicati dal Cliente per accompagnarlo nell’uso del servizio, comprendere le esigenze organizzative dell’azienda e proporre le configurazioni, i moduli o i piani più adatti al caso concreto. Questa attività di consulenza è rivolta al Cliente in quanto operatore economico e riguarda il servizio al quale si è iscritto o servizi analoghi e complementari.
Che cosa comprende il contatto consulenziale
- contatto telefonico, via email, via WhatsApp o tramite la piattaforma da parte del personale Serviko o di consulenti incaricati e vincolati alla riservatezza;
- affiancamento nella configurazione iniziale, nell’attivazione dei canali, nella predisposizione degli assistenti AI e nell’importazione dei dati;
- analisi dell’utilizzo effettivo del workspace allo scopo di individuare funzioni non sfruttate, colli di bottiglia operativi o dimensionamenti del piano non adeguati;
- proposte di configurazione, di moduli aggiuntivi, di adeguamento del piano o di servizi professionali, formulate in relazione al servizio sottoscritto e a servizi analoghi o complementari;
- verifica della soddisfazione, raccolta di riscontri sul servizio e follow-up successivi alla prova gratuita o a un’attivazione.
Perché non è richiesto il consenso di marketing
Il consenso facoltativo alle comunicazioni commerciali, che il Cliente può prestare o negare durante la registrazione e revocare in ogni momento, riguarda le comunicazioni promozionali generalizzate: campagne, newsletter, annunci di novità e iniziative commerciali non collegate alla specifica posizione del Cliente. Quelle comunicazioni continuano a essere inviate soltanto a chi ha prestato il consenso.
Il contatto descritto in questa sezione è invece rivolto a un soggetto che ha già scelto di iscriversi alla piattaforma, ha un account attivo o in prova ed è raggiungibile ai recapiti che ha fornito proprio per l’attivazione e l’assistenza del servizio. Serviko ha svolto una valutazione di bilanciamento e ritiene che l’interesse a fornire consulenza sul servizio sottoscritto non prevalga sui diritti e sulle libertà fondamentali dell’interessato, tenuto conto che: il contatto avviene in ambito professionale e non nella sfera privata; ha per oggetto il servizio che il Cliente ha volontariamente attivato; utilizza recapiti aziendali comunicati per quella stessa finalità; è ragionevolmente atteso da chi si iscrive a una piattaforma professionale; è limitato per frequenza e proporzionato; ed è interrompibile in qualsiasi momento con effetto immediato.
Restano ferme le regole applicabili alle comunicazioni elettroniche. Le proposte relative a servizi analoghi a quelli già attivati sono trasmesse nel rispetto dell’articolo 130, comma 4, del Codice in materia di protezione dei dati personali, con indicazione in ogni messaggio della possibilità di opporsi. Le chiamate telefoniche promozionali verso numerazioni presenti in registri pubblici di opposizione sono effettuate nel rispetto della disciplina applicabile.
Dati utilizzati e conservazione
Per questa finalità Serviko utilizza i dati di registrazione e di account: denominazione dell’azienda, nome del referente, email di lavoro, numero di telefono indicato in fase di iscrizione, piano scelto, canali attivati, obiettivi dichiarati nel percorso di configurazione, stato dell’attivazione e dati aggregati sull’utilizzo del workspace. Non vengono utilizzati per questa finalità i contenuti operativi trattati per conto del Cliente, quali ticket, rubriche dei suoi clienti finali, conversazioni, registrazioni e trascrizioni, rispetto ai quali Serviko agisce come responsabile del trattamento secondo il punto 2.
I dati sono trattati per questa finalità finché il rapporto è attivo e per un periodo massimo di ventiquattro mesi dalla cessazione dell’account o dall’ultima interazione significativa, salvo opposizione anteriore o diverso obbligo di legge. L’opposizione è annotata in modo stabile affinché sia rispettata anche in caso di successive iscrizioni con gli stessi recapiti.
Come opporsi
L’opposizione è gratuita, non richiede motivazione e ha effetto immediato. È sufficiente scrivere a [email protected], comunicarlo al referente Serviko durante un contatto, oppure utilizzare il collegamento di disiscrizione presente nelle comunicazioni via email. Dalla dashboard è possibile gestire le preferenze in Impostazioni → Profilo e comunicazioni.
10. Sicurezza
Serviko adotta controlli di autenticazione, separazione per workspace, ruoli, cifratura dei canali, backup, log, monitoraggio, limitazione degli accessi, procedure di aggiornamento e gestione degli incidenti. Nessun sistema è privo di rischio; il Cliente deve usare password robuste, assegnare privilegi minimi e proteggere dispositivi e integrazioni.
11. Diritti degli interessati
Gli interessati possono chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revoca del consenso, quando applicabili. Per dati inseriti da un Cliente Serviko, la richiesta va normalmente rivolta al Cliente titolare; Serviko lo assiste nel riscontro.
Le richieste possono essere inviate a [email protected]. È possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
12. Cookie e strumenti analoghi
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13. Modifiche dell’informativa
La versione e la data sono indicate in apertura. Le modifiche sostanziali vengono comunicate agli utenti interessati. Quando una modifica richiede una nuova base giuridica o un nuovo consenso, il trattamento interessato non prosegue senza il relativo presupposto.